Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten auf dieser Website ist:

NOVICONS OÜ
Tartu mnt 67/1-13b
10115 Tallinn
Estland

Registrierungsnummer: 17328673

Vertreten durch:
Lukas Novak, Mitglied des Management Boards

Telefon: +43 660 237 38 88
E-Mail: info@novicons.co

2. Allgemeines zur Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies für den Betrieb dieser Website, die Bearbeitung von Anfragen, die Vereinbarung und Durchführung von Gesprächen sowie die Anbahnung oder Durchführung einer geschäftlichen Zusammenarbeit erforderlich ist.

Je nach Anlass erfolgt die Verarbeitung insbesondere auf Grundlage:

• von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen oder zur Erfüllung eines Vertrags,
• von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen,
• von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO aufgrund unseres berechtigten Interesses an einer sicheren, funktionierenden Website und einer effizienten Kommunikation,
• oder von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, sofern ausdrücklich eine Einwilligung eingeholt wird.

3. Hosting der Website

Diese Website wird über ChatGPT Sites von OpenAI bereitgestellt und gehostet.

Beim Aufruf der Website können technisch erforderliche Daten verarbeitet werden, insbesondere:

• IP-Adresse,
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs,
• aufgerufene Seite oder Datei,
• Browser- und Geräteinformationen,
• Betriebssystem,
• Referrer-Informationen,
• technische Protokoll- und Sicherheitsdaten.

Die Verarbeitung erfolgt, um die Website auszuliefern, ihre Stabilität und Sicherheit zu gewährleisten und technische Fehler oder missbräuchliche Zugriffe zu erkennen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren und zuverlässigen Betrieb unserer Website.

OpenAI verarbeitet über eine veröffentlichte ChatGPT Site erhobene personenbezogene Daten als Auftragsverarbeiter für den Websitebetreiber. Daten können auch außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeitet werden. OpenAI sieht hierfür insbesondere Angemessenheitsbeschlüsse oder die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission vor.

4. Kontaktformular

Über das Kontaktformular können Sie uns eine Nachricht übermitteln.

Dabei werden folgende Angaben verarbeitet:

• Name,
• Unternehmen, sofern angegeben,
• E-Mail-Adresse,
• Betreff,
• Inhalt der Nachricht,
• Datum und Uhrzeit der Übermittlung,
• technisch erforderliche Sicherheits- und Protokolldaten.

Die Angaben werden ausschließlich zur Bearbeitung Ihrer Anfrage, zur Kontaktaufnahme und gegebenenfalls zur Vorbereitung einer geschäftlichen Zusammenarbeit verarbeitet.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn sich Ihre Anfrage auf eine mögliche Beauftragung oder Zusammenarbeit bezieht. Bei allgemeinen Anfragen erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in der Bearbeitung eingehender Anfragen.

Bitte übermitteln Sie über das Kontaktformular keine Zugangsdaten, vertraulichen Unterlagen oder besonders sensiblen personenbezogenen Daten.

Versand über Resend

Für den technischen Versand der Kontaktanfrage verwenden wir Resend, einen Dienst der Plus Five Five, Inc., USA.

Die eingegebenen Formulardaten werden über eine serverseitige Schnittstelle an Resend übermittelt und anschließend als E-Mail an uns versendet. Die Website speichert die Formulardaten nicht in einer eigenen Datenbank.

Resend verarbeitet dabei insbesondere:

• Absender- und Empfängeradresse,
• Name und Kontaktdaten,
• Betreff und Nachrichteninhalt,
• Versandzeitpunkt,
• Zustellungs- und technische Protokolldaten.

Resend speichert E-Mail-Daten bei den regulären Tarifen grundsätzlich für 30 Tage. Resend verarbeitet Daten in den USA und stellt einen Auftragsverarbeitungsvertrag sowie Regelungen zu internationalen Datentransfers zur Verfügung.

5. Kontaktaufnahme per E-Mail oder Telefon

Wenn Sie uns per E-Mail oder Telefon kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten Angaben zur Bearbeitung Ihrer Anfrage.

Dazu können insbesondere gehören:

• Name,
• Unternehmen,
• E-Mail-Adresse,
• Telefonnummer,
• Inhalt und Zeitpunkt der Kommunikation,
• weitere freiwillig übermittelte Informationen.

Die Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern die Kommunikation der Vertragsanbahnung oder Vertragsdurchführung dient. In anderen Fällen erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

6. Terminbuchung über Zeeg

Auf dieser Website befinden sich Links zu unserer externen Terminbuchungsseite bei Zeeg.

Beim bloßen Besuch unserer Website werden über den Link noch keine Buchungsdaten an Zeeg übermittelt. Erst wenn Sie den Link öffnen und dort einen Termin buchen, verarbeitet Zeeg die von Ihnen angegebenen Daten.

Dabei können insbesondere verarbeitet werden:

• Name,
• E-Mail-Adresse,
• gewünschter Termin,
• Zeitzone,
• freiwillig gemachte Angaben,
• technische Nutzungs- und Protokolldaten.

Die Verarbeitung erfolgt zur Vereinbarung und Organisation eines kostenlosen Erstgesprächs. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Zeeg wird von der Zeeg GmbH betrieben. Nach Angaben von Zeeg werden die Daten in Deutschland verarbeitet. Zeeg stellt seinen Kunden einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO zur Verfügung und ermöglicht eine cookie-freie Terminbuchung.

7. Kalenderverwaltung über Google Calendar

Über Zeeg gebuchte Termine werden mit einem von uns verwendeten Google Calendar synchronisiert.

Dabei können insbesondere folgende Daten an Google übermittelt und im Kalender gespeichert werden:

• Name,
• E-Mail-Adresse,
• Datum und Uhrzeit des Termins,
• Terminbezeichnung,
• Angaben zur Durchführung des Gesprächs,
• freiwillig übermittelte Informationen.

Die Verarbeitung erfolgt zur Organisation, Durchführung und Nachbereitung des vereinbarten Termins. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Google kann personenbezogene Daten entsprechend den für das verwendete Google-Konto geltenden Datenschutzbedingungen verarbeiten.

8. Online-Gespräche über Microsoft Teams

Online-Gespräche können über Microsoft Teams durchgeführt werden. Die Zugangsdaten werden im Zusammenhang mit der Terminbuchung zur Verfügung gestellt.

Bei der Teilnahme an einem Teams-Gespräch können insbesondere verarbeitet werden:

• Name oder gewählter Anzeigename,
• E-Mail-Adresse oder Microsoft-Kontodaten,
• IP-Adresse,
• Geräte- und Verbindungsdaten,
• Bild- und Tonübertragungen,
• Chatnachrichten und weitere freiwillig bereitgestellte Inhalte,
• Zeitpunkt und Dauer des Gesprächs.

Die Verarbeitung erfolgt zur Durchführung des von Ihnen gebuchten Gesprächs. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Für die Verarbeitung durch Microsoft gelten abhängig von der verwendeten Teams-Variante die jeweiligen Datenschutzbedingungen von Microsoft.

Gespräche werden von uns nicht ohne vorherige ausdrückliche Information und eine erforderliche Rechtsgrundlage aufgezeichnet.

9. WhatsApp

Auf dieser Website befindet sich ein externer Link zur Kontaktaufnahme über WhatsApp.

Beim bloßen Aufruf unserer Website werden über diesen Link keine Kontaktdaten an WhatsApp übermittelt. Erst wenn Sie den Link aktiv anklicken oder uns über WhatsApp kontaktieren, wird eine Verbindung zu WhatsApp beziehungsweise Meta hergestellt.

Bei der Nutzung können insbesondere verarbeitet werden:

• Telefonnummer,
• Profilname und Profilbild,
• Inhalt und Zeitpunkt der Kommunikation,
• Geräte-, Verbindungs- und Metadaten,
• freiwillig übermittelte Informationen und Dateien.

Die Nutzung von WhatsApp ist freiwillig. Alternativ können Sie uns per Telefon, E-Mail oder Kontaktformular erreichen.

Die Verarbeitung durch uns erfolgt zur Bearbeitung Ihrer Anfrage auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b oder lit. f DSGVO.

Bitte senden Sie über WhatsApp keine Zugangsdaten, vertraulichen Buchhaltungsunterlagen oder besonders sensiblen personenbezogenen Daten.

10. Weitergabe bei Bilanzbuchhaltungsleistungen

Anfragen und personenbezogene Daten im Zusammenhang mit Bilanzbuchhaltungsleistungen können an den im konkreten Fall eingesetzten berufsberechtigten Kooperationspartner übermittelt werden, soweit dies zur Bearbeitung der Anfrage, zur Angebotserstellung oder zur Durchführung der vereinbarten Leistungen erforderlich ist.

Der jeweilige Kooperationspartner wird vor einer solchen Übermittlung beziehungsweise spätestens im Angebot transparent benannt.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

11. Cookies und Analysewerkzeuge

Wir verwenden derzeit:

• kein Google Analytics,
• kein Meta Pixel,
• keine Werbetracker,
• keine Profiling- oder Remarketing-Technologien,
• keine eigenen nicht technisch notwendigen Analyse-Cookies.

Soweit die Hostingplattform technisch notwendige Cookies oder vergleichbare Speichertechnologien einsetzt, dienen diese ausschließlich der Bereitstellung, Sicherheit und Funktionsfähigkeit der Website.

Ein Newsletter wird derzeit nicht angeboten. Sollte künftig ein Newsletter eingerichtet werden, wird diese Datenschutzerklärung vor dessen Inbetriebnahme entsprechend ergänzt.

12. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist.

Für unverbindliche Anfragen, aus denen keine Zusammenarbeit entsteht, gilt grundsätzlich:

• Kontakt- und Kommunikationsdaten werden in der Regel spätestens zwölf Monate nach Abschluss der Kommunikation gelöscht,
• sofern keine gesetzlichen Pflichten, Rechtsansprüche oder berechtigten Gründe eine längere Speicherung erfordern.

Kommt es zu einer vertraglichen Zusammenarbeit, können die Daten für die Dauer der Geschäftsbeziehung und anschließend entsprechend den gesetzlichen Aufbewahrungs- und Verjährungsfristen gespeichert werden.

Technische Protokolldaten werden grundsätzlich nur so lange gespeichert, wie dies zur Gewährleistung der Sicherheit und Funktionsfähigkeit erforderlich ist.

Die über Resend versandten E-Mail-Daten werden bei Resend grundsätzlich 30 Tage vorgehalten.

13. Empfänger personenbezogener Daten

Personenbezogene Daten können abhängig von der jeweiligen Nutzung insbesondere folgenden Empfängern zugänglich werden:

• OpenAI als Hosting- und Plattformanbieter,
• Resend als technischer E-Mail-Versanddienst,
• Zeeg für die Terminbuchung,
• Google für die Kalenderverwaltung,
• Microsoft für Online-Gespräche über Teams,
• Meta beziehungsweise WhatsApp bei freiwilliger Kontaktaufnahme,
• der im konkreten Fall eingesetzte berufsberechtigte Kooperationspartner bei Anfragen zu Bilanzbuchhaltungsleistungen,
• von uns eingesetzten IT- oder Beratungsdienstleistern, soweit dies erforderlich und rechtlich zulässig ist,
• Behörden oder Gerichten, wenn eine gesetzliche Verpflichtung besteht.

Eine Weitergabe zu Werbezwecken oder ein Verkauf personenbezogener Daten erfolgt nicht.

14. Internationale Datenübermittlungen

Einzelne von uns verwendete Anbieter haben ihren Sitz oder Verarbeitungsstandorte außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums.

Soweit personenbezogene Daten in ein Drittland übermittelt werden, erfolgt dies – abhängig vom jeweiligen Anbieter – insbesondere auf Grundlage:

• eines Angemessenheitsbeschlusses der Europäischen Kommission,
• der Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission,
• des EU-US Data Privacy Framework,
• oder anderer gesetzlich vorgesehener Schutzmaßnahmen.

Trotz solcher Schutzmaßnahmen kann bei Verarbeitungen außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums nicht in jedem Fall dasselbe Datenschutzniveau wie innerhalb der Europäischen Union gewährleistet werden.

15. Ihre Rechte

Ihnen stehen nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere folgende Rechte zu:

• Recht auf Auskunft,
• Recht auf Berichtigung,
• Recht auf Löschung,
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung,
• Recht auf Datenübertragbarkeit,
• Recht auf Widerspruch gegen eine Verarbeitung,
• Recht auf Widerruf einer erteilten Einwilligung,
• Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde.

Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie uns unter info@novicons.co kontaktieren.

16. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des vermuteten Verstoßes.

Für betroffene Personen in Österreich:

Österreichische Datenschutzbehörde
Barichgasse 40–42
1030 Wien
Österreich

E-Mail: dsb@dsb.gv.at

17. Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um personenbezogene Daten vor Verlust, Missbrauch, unbefugtem Zugriff, Veränderung oder Offenlegung zu schützen.

Dazu gehören insbesondere:

• verschlüsselte Datenübertragung,
• beschränkte Zugriffsrechte,
• geschützte Zugangsdaten und API-Schlüssel,
• serverseitige Verarbeitung des Kontaktformulars,
• technische Maßnahmen gegen automatisierte oder missbräuchliche Formularanfragen.

Eine Übertragung von Daten über das Internet kann trotz angemessener Sicherheitsmaßnahmen nicht vollständig risikofrei erfolgen.

18. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich die Website, die eingesetzten Dienste oder die gesetzlichen Anforderungen ändern.